GeoBretzel Event en Alsace : l’interview d’après Méga !

Peut être avez-vous eu la chance d’y assister : le week-end des 12 au 14 octobre 2018, l’Alsace a connu son premier Méga : le « GeoBretzel Event » (GC7D6YH). Après avoir très gentiment répondu à une interview juste avant le Méga, toute l’équipe du GeoBretzel revient pour une interview d’après Méga afin de faire le point sur 3 jours de folie et plusieurs mois de préparation.

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Et vous ? Y étiez-vous ?

Je voudrais commencer par un énorme merci et un grand coup de chapeau pour cette superbe organisation. Pour ma part, ce fut un régal et j’ai eu beaucoup de retours enthousiastes sur votre travail ! Arrivez-vous à estimer la charge de travail que cela représente pour vous ? Vos familles/amis vous ont-ils reconnus après cette période de travail intense ? Personne n’a lancé d’avis de disparition ?

Salut Fabien ! Merci beaucoup !

Nous avons reçu beaucoup de retours positifs et cela nous fait tellement plaisir. La charge de travail ? Juste ÉNORME ! 😉

On nous a fait remarquer, et j’aime à le répéter, qu’un MEGA, « c’est comme un mariage ». Un an de travail et une journée qui passe à une vitesse incroyable. Je crois que l’on n’est vraiment pas loin de ça ! Et ça a forcément eu un impact sur notre entourage, en positif comme en négatif. Je retiens surtout le nouveau relationnel avec plusieurs personnes. C’est comme une deuxième famille maintenant ! (ou encore plus soudée qu’avant). Les dernières semaines ont été intenses !

Il nous a fallu, à toutes et à tous, quelques jours (voir semaines) pour retrouver un rythme de vie « normale ». Je me souviens du premier matin, vers fin octobre, ou au réveil, nous n’avions reçu aucun mail ! Il y avait comme un vide ! :’-)

Vie familiale et professionnelle ont forcément été impactées, mais dans la limite du raisonnable (bien qu’assez « électriques » sur les derniers jours). Nos familles ont forcément été impliquées, plus ou moins intensément. Mais c’est ça l’amour nan !? 

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La Team GeoBretzel

 

Il y a eu un énorme travail de pose de caches et un accueil très performant. Il faut vraiment saluer le travail de tous les volontaires qui vous ont accompagnés ! Comment ça se passe pour réunir autant de gens motivés ?

Nos bénévoles font partie de la magie de ce MEGA. Les choses ont mis du temps à se mettre en place, mais il y a eu un déclic, environ 5 mois avant le MEGA. Et là, l’expression « l’union fait la force » a pris tout son sens. À force de parler du projet dans nos diverses sorties GC, pendant les évents ou autres MEGA, « la mayonnaise a pris », comme on dit. Sans ces 40 bénévoles et poseurs, le GBE n’aurait pas pu être ce qu’il a été ! Cette nouvelle cohésion d’équipe est juste magique.

La composition de cette équipe (en or) est assez variée. Il y a principalement des joueurs locaux que nous connaissons depuis longtemps. Mais à cela se sont ajouté des membres des familles de certains organisateurs, des joueurs « moins locaux » (départements et pays limitrophes à l’Alsace) que nous croisons aussi régulièrement lors d’évent, des membres de l’association « Alsace Geocaching » et même un couple de Belges, qui s’est proposé de lui-même.

Et, comble du luxe, nous avions même quelques « jokers » qui s’étaient proposés.

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Organisateur et bénévoles. Trouverez-vous l’Alsacienne et le bretzel ?

 

Arrivez-vous à estimer le nombre de participants à ce Méga ? Certains sont-ils venus de loin pour déguster bretzels et tartes flambées ?

Ahhh, les chiffres, ma grande passion ! 😉

Sur le papier (enfin, sur l’écran !), 966 Will Attend pour 788 Attended pour la journée du samedi. Et parmi ces 788 équipes présentes, 112 qui n’avaient pas fait de WA. Et nous savons que des personnes qui étaient présentes n’ont pas encore logué le MEGA.

Mais nous pouvons donc dire sans exagérer que nous avons accueilli entre 1000 et 1200 personnes, sur trois sites, tout au long du week-end.

Nous avons aussi eu 301 équipes au Meet & Greet, 279 au CITO et 322 pour l’évent Au-revoir. Sur tout le week-end, nous avons eu des personnes de 51 départements français et 15 pays étrangers, en majorité Européens, mais aussi du Canada et des USA.

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Le logbook avant…

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…et après !

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Ainsi que la carte des participants en version « monde »

 

Maintenant que vous l’avez vécu du début à la fin vous pouvez nous le dire : l’organisation d’un Méga… enfer ou paradis ?

Euuuuh, joker !! 😉

Plus sérieusement, on peut dire qu’on est passé par tous les états, pour au final garder une sensation d’énorme satisfaction et un large plaisir. Nous avons beaucoup appris, nous avons repoussé nos limites personnelles. Une vraie épreuve, pas rose tous les jours. C’est un investissement de dingue, mais au final, nous en sortons enrichis, notamment par rapport aux nouvelles relations que nous avons avec plusieurs Team de GC. Et oui, malgré quelques couacs (pas forcément visibles pour les participants), nous sommes contents de ce MEGA. Mais s’il fallait recommencer, nous avons déjà une liste des choses à refaire ou ne plus faire.

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Sur les stands des partenaires, ça ne chôme pas !

 

Avez-vous eu beaucoup de retours sur votre travail ? J’imagine que c’est un élément important quand on travaille autant pour que tout se passe parfaitement.

Des retours, oui, beaucoup, principalement des géocacheurs. Et pas que des positifs. Nous avons bien sûr noté tout ça avec beaucoup de sérieux. On ne sait jamais, si l’on devait repartir à l’aventure, il ne faut pas refaire les mêmes erreurs (ça s’appelle l’expérience, je crois ! ;p)

Forcément, comme c’était notre « première fois », nous avons commis quelques maladresses (comme toutes les premières fois). Mais je crois que globalement, la mission est remplie.

Beaucoup de nos partenaires ne connaissaient pas le Geocaching. Ils ont été surpris de voir la frénésie des participants, venant pour certains de si loin.

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Une salle bien occupée mais par pour longtemps tant la météo était sublime

 

Vous aviez organisé beaucoup de choses : beaucoup de caches bien sûr, mais aussi des labcaches, des ateliers, un CITO, plusieurs évents annexes et des visites, prévus des geocoins, des geowoods ainsi que de très beaux packs. Savez-vous ce que les géocacheurs ont préféré ? Et vous en tant qu’organisateur y a-t-il eu des choses plus agréables à préparer que d’autres ou de véritables travaux d’Hercule ?

Les tâches étaient tellement nombreuses que je n’arrive pas à me souvenir de tout. Les tâches étaient réparties entre nous et nous avons travaillé sur plusieurs fronts en même temps (pas toujours évident de rester à flot). Une de nos problématiques était le décalage horaire entre la France, Seattle et l’Asie. J’ai encore la double horloge sur mon téléphone, pour savoir qui dort (ou pas), à travers le monde… ;p

Apparemment, le nombre de caches, les packs et les visites ont bien plu. La composition des packs et la préparation de la tombola ont été comme des ateliers textiles clandestins. 😉 Les photos postées sur page FB à l’époque peuvent encore en témoigner ! 🙂 Long, fastidieux, mais drôle aussi.

Nous avons rencontré quelques soucis avec les coins (geocoins et geowoods), mais tout s’est bien passé dans l’ensemble. La partie « pose des caches » a été très prenante. Nous avons nous-mêmes tous posé des caches, ce qui nous a permis de proposer près de 250 caches et une matrice complète. Sur tous les fronts ! 😉

Les sourires des participants et les discussions en direct avec les géocacheurs d’ici et d’ailleurs ont été notre récompense ! 😀

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Les packs prêts à être distribués ! Et ils étaient superbement garnis 🙂

 

J’imagine que l’on n’obtient pas le statut de Méga facilement. Comment ça se passe la communication avec Groundspeak ? C’est directement avec Signal qu’il faut négocier ? Il prend cher en nénuphars ?

Les échanges avec Signal ont été délicats, aucun des membres de l’équipe ne maîtrise vraiment le coassement ! Heureusement, ses collaborateurs parlent anglais et cela se passe très bien. :’-)

Avant d’obtenir le statut de MEGA, nous avons présenté notre projet à Groundspeak et nous avons pu poser nos questions aux équipes de Seattle. Et une fois l’icône obtenue (la plus grande mission étant d’obtenir les 500 WA), les informations plus « techniques » (Labs, icones de nos TB, souvenirs, etc…) nous ont été transmises par mail. Et puis Signal est arrivé chez nous, quelques jours avant le MEGA !

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La véritable star de la journée !

 

Comment se passe la journée d’un organisateur le jour de Méga ?

Sincèrement, je ne sais plus !! 😉

C’est allé tellement vite en fait… L’équipe du samedi travaillait encore à la salle du MEGA pendant le Meet & Greet. Et le samedi, ben …. pfiout, c’était fini !!! Enfin, presque, on a fini en nocturne, tard, afin de tout ranger pour rendre la salle propre à 8H le dimanche matin.

Mais sinon, partout et nulle part, c’était assez dingue ! Esprit en ébullition, à droite, à gauche, partout en même temps. Mais tout s’est très bien déroulé, les « Rouges et les Noirs » (ndlr les couleurs des t-shirts des Organisateurs et du STAFF) étant en nombre et à leurs postes 😀

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Il y a des choses que vous n’aviez pas anticipées avant l’organisation du Méga et que vous voudriez signaler aux prochains courageux qui se lanceront ? Ou tout simplement quelques conseils utiles tirés de votre aventure ? Y a-t-il des choses dont vous êtes particulièrement fier ou d’autres que vous pensez que vous pourrez améliorer lors d’une éventuelle prochaine édition ?

C’est comme la répartition des tâches, il y a tellement de choses à voir, gérer et anticiper que c’est difficile de donner des conseils précis. Il est important d’être bien entouré. Pas trop de monde, mais des personnes engagées et motivées. Cela permet d’être plus forts pour affronter les difficultés. Ce qui est sûr, c’est que même si vous pensez avoir pensé à tout, et bien non, il y aura toujours des surprises ou des « Mince, il y a ça aussi à faire » ! 😉

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J’sais pas… cette photo m’inspirait…

Et la question qui intéressera particulièrement nombre d’entre nous : une prochaine édition est-elle envisagée ?

Dans les jours qui ont suivi la fin de GBE18, clairement, c’était NON, STOP. Épuisés nous étions, physiquement comme moralement. Investissement personnel, au détriment de beaucoup de choses, des relations qui ont changé (dans les deux sens), c’est donc une décision qui ne se prend pas à chaud.

Et puis au fur et à mesure des semaines, les choses ont évolué dans l’équipe et, petit à petit, l’idée d’une suite a été évoquée.

Alors bon, je suis obligé de modérer mes propos, parce que bon, tu comprends, sans vraiment pouvoir nous engager dans quelque chose de concret sur des jalons précis… Je rigole… 😉 😀

OUI, la suite est déjà dans les tuyaux !! 😀 Nous reviendrons, mais que en 2020. Il faut quand même nous laisser un peu de temps pour nous reposer !!

Plus sérieusement, nous ne pouvons rien annoncer de très concret, mais la nouvelle équipe des GBE travaille déjà sérieusement sur le sujet (2 réunions + 1 à venir). Allez, si, un indice !!

Le GBE20 se déroulera …………. en Alsace !! 😉

On vous attend donc déjà avec impatience… Des news viendront, petit à petit, sur notre page Facebook ! (https://www.facebook.com/geobretzel/)

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Mais, mais, mais….

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Ce ne seraient pas de tout nouveaux logos ????

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